Propositions

L’Institut Périmètre vise à organiser chaque année des conférences et ateliers ciblés qui surviennent à un moment opportun. La souplesse de l’Institut, ainsi que sa réputation au sein de la communauté mondiale de la physique théorique, le mettent en excellente posture pour organiser des rencontres passionnantes dans des domaines de pointe.

• Tous les chercheurs de l’Institut Périmètre, y compris les postdoctorants, ont la possibilité de proposer et d’organiser des conférences et ateliers.
• Des scientifiques de l’extérieur ont la possibilité de proposer des conférences et ateliers exceptionnels, qui se tiendront à l’Institut Périmètre et qui peuvent être partiellement financés par celui-ci.
• Dans les 2 cas ci-dessus, un professeur titulaire de l’Institut Périmètre doit être impliqué dans le projet.
• L’Institut cherche à mettre l’accent sur les conférences et ateliers qui n’ont lieu nulle part ailleurs – des sujets de l’heure, nouveaux domaines prometteurs pour lesquels une conférence ou un atelier réuniront des scientifiques de premier plan et donneront probablement des résultats importants.
• Chaque année, l’Institut Périmètre vise à présenter environ :
  • 1 ou 2 conférences de 75 à 100 participants;
  • 10 à 15 ateliers de 20 à 50 participants;
  • jusqu’à 10 activités parrainées ou en partenariat.

• On encourage les chercheurs à rencontrer la responsable du programme de conférences, afin d’obtenir de l’aide pour la préparation de propositions.
• Les formulaires pour soumettre des propositions de conférence et demander un soutien financier sont accessibles dans le site Web de l’Institut Périmètre.
• Les propositions sont examinées en vue de leur approbation par le président du comité des conférences, avec au besoin l’aide d’un panel de chercheurs.
• Une fois qu’une activité est approuvée, la responsable du programme de conférences envoie aux organisateurs une lettre standard qui présente les paramètres approuvés de l’activité, afin que les organisateurs puissent commencer à envoyer des invitations.
• La responsable du programme de conférences tient aussitôt une rencontre avec les organisateurs pour passer en revue les détails de l’activité.

• Les dépenses du programme sont suivies avec soin, afin d’assurer un excellent emploi des sommes investies.
• Seules des activités de grande qualité bénéficient d’un financement.
• Toutes les possibilités de partage des coûts avec des partenaires et des participants doivent être envisagées. Les propositions doivent montrer que les organisateurs recherchent des partenariats financiers et des sources externes de financement.
• Les dépenses suivantes sont généralement couvertes :
  • les billets d’avion en classe économique (selon les lignes directrices de l’Institut Périmètre concernant leur remboursement), les transports terrestres, les repas fournis à l’Institut et le logement pour un maximum de 15 orateurs invités (à raison de 3 par jour);
  • les pauses-café.
• Le programme de conférences dispose d’un budget annuel fixe. Par conséquent, nonobstant ce qui précède, un montant maximal de dépenses peut être déterminé à l’avance pour toute activité, ou un montant maximal de remboursement par participant peut être établi.
• Tout participant qui rend également visite à une autre institution pendant son voyage est remboursé pour la partie de ses dépenses qui se rapporte spécifiquement à la portion de son séjour passée à l’Institut Périmètre.
• Les participants à une conférence sont invités pour la durée de la conférence (plus 1 jour avant et 1 jour après). Si leur séjour doit se prolonger au-delà de cette durée, ils doivent être invités comme collaborateurs pour les jours supplémentaires.
• Les participants inscrits (non invités) doivent payer des frais d’environ 150 $ à 300 $ (incluant les repas de midi et les pauses-café), selon la durée de la conférence.
• Les chercheurs résidants de l’Institut Périmètre sont invités à assister à toutes les conférences et ateliers non fermés sans payer de frais d’inscription, mais ils doivent s’inscrire à l’avance. On leur remet alors un porte-nom et l’horaire de l’activité, et ils peuvent bénéficier des pauses-café. Toutes les autres dépenses (p. ex. les repas de midi, banquets, etc.) sont à leurs frais.
• En général, l’Institut Périmètre ne finance pas de conférences scientifiques à l’extérieur de ses murs. Une exception peut être accordée dans le cadre d’un accord de partenariat, où une série d’activités est organisée par les partenaires à leurs institutions respectives, au moins l’une d’entre elles ayant lieu à l’Institut Périmètre. Les partenaires partagent les coûts de la série d’activités.